Ohne das richtige System ist die Postsortierung ein Zeitfresser. Zudem passieren Fehler und man weiß nie, ob die Post tatsächlich beim richtigen Empfänger angekommen ist. Die Digitale Poststelle von Canon beschleunigt die zentrale Bearbeitung der eingehenden Post sowie die elektronische Verteilung von Formularen und Dokumenten in betriebliche Workflows.
„Das Projekt wird sich über die nächsten Jahre in der Kundenzufriedenheit und strategischen Ausrichtung des Unternehmens rechnen…“
Robert Redl
Leiter der Betriebsorganisation
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Mit einer Digitalen Poststelle werden alle eingehenden Poststücke geöffnet, gescannt, identifiziert, sortiert, archiviert und an die jeweiligen Empfänger digital weitergeleitet. Wie sieht der Ablauf eines solchen Projektes aus, wie kann man sich die Umsetzung im eigenen Unternehmen vorstellen? Zum Überblick haben wir das Ganze skizziert und animiert.
DIE DIGITALE POSTSTELLE
Mit der Lösung 'Digitale Poststelle' werden alle eingehenden Dokumente zentral empfangen, Papierdokumente zudem digital erfasst und alle Dokumente identifiziert. Mit den relevanten Indexdaten werden die digitalen Unterlagen dann an die Empfangsperson bzw. Empfängersysteme weitergeleitet – entweder innerhalb der Organisation oder an Geschäftspartner wie Kunden und Lieferanten. Die Digitale Poststelle ist auch das Front-End für viele andere Kundenanwendungen. Viele davon wurden und werden spezifisch für jeden Dokumententyp oder Geschäftsprozess entwickelt.
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Unsere Canon Modern Working Experten erklären wie die Umsetzung eines solchen Projekts in der Praxis aussieht und besprechen mit einem unserer Kunden zentrale Fragen zur Implementierung der digitalen Poststelle in der größten Versicherungsgruppe Zentral- und Osteuropas.
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Wie eine Digitale Poststelle funktioniert, welche logischen Schritte aufeinander folgen und wie das Ganze aussieht, sehen Sie in folgenden Punkten.
Als erstes gilt es, die Ist-Situation zu analysieren: wie funktionieren die Verteilung der physischen sowie digitalen Post derzeit? Ein wesentlicher Punkt ist die Koordination der beteiligten Abteilungen bzw. Unternehmen, sollten Sie ein größerer Kunde sein: welche Projektschritte laufen über wen, wie sehen die technische Umsetzung und die rechtlichen Aspekte aus. Um all diese Fragen kümmern wir uns mit unseren erfahrenen Leuten und klären Schritt für Schritt die Details und Verantwortlichkeiten.
Die Post soll strukturiert werden: dafür müssen Postadressen umgeleitet werden, oder die Abholung der physischen Post erfolgt durch ein Servicezentrum, zB unserem Partner „Laube“. Sämtliche Briefe in jeder denkbaren Form, die beispielsweise bei Versicherungen, Leistungsfragen betreffen, werden dann zunächst mit Hochleistungs-Dokumentenscannern digitalisiert.
Die Dateien werden mittels Scan-Client-Software mit den entsprechenden Metadaten für den folgenden Workflow versehen. Je nach Komplexität der Inhalte gilt es Dokumente möglichst detailliert für die automatische Weiterbearbeitung zu kategorisieren - eine Aufgabe, die nur mit einem Mix aus automatisierter Scanprozedur und manueller Dienstleistung zu lösen ist. Genau diesen Mix bieten wir mit unserem Partner an.
Warum kann ich keine Standardlösung kaufen? Die Mischung aus IT-Systemen, die Art und Weise, wie Unternehmen Dokumente verwalten, und die Herausforderungen, denen sie sich gegenübersehen, sind für jedes Unternehmen unterschiedlich. Die Einführung einer effektiven digitalen Poststelle zur Automatisierung der Dokumentenprozess-Workflows erfordert eine maßgeschneiderte Lösung, die möglicherweise in Ihre bestehenden Systeme integriert werden muss.
Schneller arbeiten, Kosten senken, Dienstleistungen verbessern und Eingangspost effektiver verarbeiten? Die Vorteile einer Digitalen Poststelle hier im Überblick.
Effizienzsteigerung durch automatische Postverarbeitung
Mitarbeiter können sich auf ihre Kernaufgaben konzentrieren und es wird nicht nur Papier, sondern auch Zeit eingespart.
Die Reduzierung manueller Eingriffe ermöglicht einen effektiven Personaleinsatz
Ihre Mitarbeiter können mehr leisten – in kürzerer Zeit und sich auf ihre Kernaufgaben konzentrieren.
Schnellere Postverarbeitung erhöht die Kundenzufriedenheit und Kundenbindung
Sie können so schnell, effektiv und mit den richtigen Informationen auf Kundenanfragen reagieren.
Mitarbeiter können überall auf Dokumente zugreifen und mit Kollegen gemeinsam nutzen
Durch die verbesserte Zusammenarbeit wird die Produktivität gesteigert und die Motivation der Mitarbeiter erhöht.
Vertrauliche Informationen werden einfach und sicher verteilt und verwaltet
Gewährleistung der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und vertraglicher Pflichten.
Die Poststelle der Zukunft
Diese Lösung hat die Produktivität erhöht und die Reaktionszeit gegenüber Kunden verringert.
Alan Watson
Relationship Manager, Aegon UK
Aegon, eine internationale Lebensversicherung, suchte nach einem schnelleren Weg, die Post zwischen Aegon und seinen zwei Millionen britischen Kunden zu verarbeiten. Die Postbearbeitung bei Aegon war teuer, arbeitsintensiv und ineffizient. Entsprechend litt der Kundenservice darunter.
Im Rahmen eines mehrstufigen Projekts implementierten wir unsere digitale Poststellenlösung. So konnte Aegon seine Postbearbeitung auf ein neues Niveau bringen. Unser Ziel war es, die wichtigsten Arbeitsabläufe zu harmonisieren und automatisieren. Die Post wird nun extern an einem neuen zentralen Standort verarbeitet und gespeichert.
Mit dieser Lösung wird die Post in der Hälfte der Zeit verarbeitet. Die Arbeitskosten halbieren sich, und durch weniger Ausdrucke und Lageraufwand sinken die Gesamtkosten um ein Viertel. Dank schnelleren Reaktionszeiten sind die Kunden zufriedener. Auch hat Aegon jetzt die volle Prozesskontrolle und weniger Compliance-Risiken.
Was macht Canon zum idealen Partner für die Optimierung Ihrer Geschäftsprozesse?
Verlassen Sie sich auf einen Partner, der mit Ihnen den Weg in die digitale Transformation geht.
Nutzen Sie unser Knowhow bei der Realisierung Ihrer lokalen oder weltweiten Herausforderungen.
Profitieren Sie von maßgeschneiderten Lösungen nach Ihren Vorgaben.
Vertrauen Sie einem kompetenten Partner für alle Anforderungen im Bereich Dokumenten- und Informationsmanagement.
Optimieren Sie Ihre Prozesse in der Personalabteilung und nutzen Sie automatisierte Workflows.
Die Liquiditätssteuerung ist essenziell für jedes Unternehmen. Doch eine manuelle Rechnungsbearbeitung ist ineffizient und fehleranfällig – das kostet Zeit und geht ins Geld.
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