Anwenderbericht

UWV bietet seinen Kunden ein hervorragendes Multichannel-Erlebnis in großem Umfang

UWV arbeitete mit Canon zusammen, um eine maßgeschneiderte End-to-End-Lösung für die Kundenkommunikation zu entwickeln, die den besonderen Anforderungen des Unternehmens an ausgehende Nachrichten entspricht

Two work professionals looking at a laptop
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Canon beliefert das Uitvoeringsinstituut Werknemersverzekeringen (übersetzt in etwa: Agentur für Arbeitnehmerversicherungen, UWV) bereits seit dreißig Jahren mit Hard- und Software. Im Auftrag der niederländischen Regierung erbringt das UWV Dienstleistungen im Bereich der Sozial- und Arbeitnehmerfürsorge, einschließlich der Verwaltung von Beschäftigungs- und Leistungsdaten, der Beurteilung von Krankheiten und der Arbeitsfähigkeit der Bürger sowie der Auszahlung von Versicherungsansprüchen der Arbeitnehmer.

Als Verwaltungsbehörde, die für die Arbeitnehmerversicherungen landesweit zuständig ist, spielt das UWV eine entscheidende Rolle, wenn es darum geht, 1,2 Millionen Familien die notwendige Unterstützung zukommen zu lassen. Derzeit werden jährlich über 60 Millionen Nachrichten an die Kunden verschickt. Es ist daher von entscheidender Bedeutung, dass die Organisation stets klar und effizient mit den Empfängern kommunizieren kann, insbesondere über Änderungen der Rechtsvorschriften, die sich auf ihr Leben auswirken.

  • Zielsetzung

    UWV benötigte ein umfassendes System für das Management der Kundenkommunikation, das die Erstellung und Personalisierung beschleunigt und erleichtert und gleichzeitig die Kosten senkt.

  • Herausforderung

    UWV stand unter dem Druck der Regierung, mit weniger Mitteln mehr zu erreichen. Es musste sichergestellt werden, dass die gesamte Kommunikation die sich schnell ändernde Gesetzgebung und politische Aktualisierungen widerspiegelt, sowie neuerdings, dass digitale Kommunikation trotz vorhandener veralteter IT eingeführt wird.

  • Herangehensweise

    Canon implementierte ein Ökosystem aus Software- und Hardwarelösungen, das in die UWV-eigenen Systeme integriert werden konnte, um eine effektive Produktion und Verwaltung der ausgehenden Kommunikation durchgängig zu ermöglichen.

A group of people sitting in around a table in a meeting

UWV nutzt eine Unmenge an Dokumentenvorlagen. Sie sind mit einer Vielzahl von Datenbanken verbunden und so stammen die Daten aus einer Reihe verschiedener Systeme. Erstellung oder Anpassung der Vorlagen erfordert daher ein hohes Maß an technischem Know-how. Jeder Vorlage müssen die richtigen Anhänge hinzugefügt werden, und die Nachrichten müssen in den richtigen Formaten über die richtigen Kanäle an die UWV-Kunden gesendet werden.

Text: Canon Europe

Warum Canon

Aus folgenden Gründen hat sich UWV für Canon entschieden:

  • Vertrauen: Die Erfolgsgeschichte von Canon und UWV reicht bis ins Jahr 1991 zurück. Beide Unternehmen haben eine starke Beziehung aufgebaut, die auf Vertrauen und gemeinsamer Expertise beruht.
  • Erfahrung: Canon hat über mehr als ein Jahrzehnt Erfahrung in der Implementierung von Kundenkommunikationslösungen im großen Maßstab und ist Branchenexperte für die Prozessentwicklung und Orchestrierung für diese Lösungen.
  • Support: Canon und sein Support-Team verfügen über das technische Know-how, um die von der UWV benötigten Lösungen nicht nur zu beschaffen und zu entwickeln, sondern sie auch in ihrem Namen zu verwalten.

Two people looking at a tablet

Herangehensweise

Ganzheitliche Kundenkommunikations-Lösungen

Canon hat ein ganzes Ökosystem von Technologien implementiert, das es dem UWV ermöglicht, die ausgehende Kommunikation durchgängig und effektiv zu produzieren und zu verwalten. Die Technologien erlauben es dem UWV:

  • Personalisierte Kommunikation

    Eine Quadient Inspire Lösung ermöglicht, die Personalisierung von Dokumenten zu automatisieren, um die aktuelle Situation des Kunden widerzuspiegeln, ohne Eingriffe des Anwenders.

  • Automatische Vorlagen für unterschiedlich Kanäle

    Quadient Inspire passt ausgehende Nachrichten automatisch an den jeweiligen Zielkanal an. Das bedeutet, dass man bei UWV keine manuelle Formatierung der Nachrichten mehr vornehmen muss, weder bei der Beantwortung von Kundenanfragen noch bei der Kontaktaufnahme mit Kunden.

  • Einfaches Planen und Spoolen von Aufträgen

    Mit PRISMAproduction, dem intelligenten Spoolmanagement-System, wird der gesamte Dokumentenproduktionsprozess gesteuert und verwaltet. Über den modernen, benutzerfreundlichen Client und das Dashboard werden die täglichen Routineaufgaben sowie die Systemverwaltung über PRISMAsatellite spielend einfach erledigt.

  • Zuverlässige Herstellung der Briefpost in großem Maßstab

    UWV setzt zwei Canon varioPRINT 6000 Systeme ein, die ein Druckvolumen von bis zu 10 Millionen DIN A4-Seiten pro Monat bewältigen können, und so dem hohen Volumen an ausgehender Kommunikation der Organisation gerecht werden.

  • Zentral verwaltete Produktion

    Die Druckproduktion wird zentral über PRISMAproduction Server, ein einfaches Workflow- und Output-Management-System, gesteuert.

    • Die Integration steuern
    Canon unterstützte UWV bei der Integration von Quadient Inspire. Dadurch wurde eine schnellere, einfachere und stabilere Einbindung in die UWV-eigenen Systeme ermöglicht sowie die Datenentnahme aus den Systemen erleichtert und somit die personalisierte Kommunikation gefördert.

    Beratungsunternehmen
    Das Canon Support-Delivery-Team arbeitet mit UWV im Rahmen einer festen Konsultationsstruktur zusammen, wobei wöchentlich operative und monatlich taktische Lieferantenberatungen und Service-Meetings stattfinden.

    Risikoverminderung
    Canon bietet auch einen Geschäftskontinuitätsvertrag (Business Continuity Contract) für ein- und ausgehende Post von UWV an. Dabei handelt es sich um einen Backup-Service, der sicherstellt, dass diese Prozesse im Falle eines Ausfalls sofort von Canon übernommen werden können.

    A group of people sitting around a table

    Vorteile / Ergebnisse

    UWV nutzt eine Unmenge an Dokumentenvorlagen. Sie sind mit einer Vielzahl von Datenbanken verbunden und so stammen die Daten aus einer Reihe verschiedener Systeme. Erstellung oder Anpassung der Vorlagen erfordert daher ein hohes Maß an technischem Know-how. Jeder Vorlage müssen die richtigen Anhänge hinzugefügt werden, und die Nachrichten müssen in den richtigen Formaten über die richtigen Kanäle an die UWV-Kunden gesendet werden.

  • Vereinfachte Multichannel-Kommunikation

    UWV muss keine Vorlagen für ihre Mitteilungen, die für die beiden Kanäle bestimmt sind, mehr manuell erstellen. So ist es einfacher, die Botschaften so zu übermitteln, wie es dem Kunden am liebsten ist.

  • Drucksaal auf festem Fundament

    Die Zusammenlegung der gesamten Hardware in einem einzigen Drucksaal hat dem UWV geholfen, den Verwaltungsaufwand am Arbeitsplatz zu verringern und die Arbeitsabläufe zu straffen. Dadurch wurde die Effizienz und Produktivität der Mitarbeiter erhöht und das Fehlerrisiko verringert.

  • Mit weniger mehr erreichen

    Canon unterstützte das UWV dabei, wertvolle Zeit zu sparen und die Kosten zu senken, indem der Verwaltungsaufwand für die Mitarbeitenden reduziert wurde.

  • Raum für Wachstum

    Die Lösungen von Canon sind so konzipiert, dass sie mit dem UWV mitwachsen, denn neue Vertriebskanäle können in Zukunft bei Bedarf einfach hinzugefügt werden.

  • Präzise und konform

    Die Technologien von Canon sorgten dafür, dass der große Kundenstamm von UWV Mitteilungen erhielt, die korrekt und konform waren, aber auch die persönlichen Umstände sowie die geltenden Vorschriften berücksichtigten.

  • Nahtlose Transformation

    UWV war in der Lage, neue Fähigkeiten zu entwickeln, ohne den komplexen und zeitaufwändigen Prozess des Austauschs oder der Erneuerung ihrer bestehenden Systeme durchlaufen zu müssen.

    • Zugehörige Produkte und Lösungen

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