Automatisierung ist kein neues Phänomen. Angetrieben von der Notwendigkeit, die Produktivität zu steigern, haben die Menschen Technologien entwickelt, um Aufgaben ohne ihr Zutun zu erledigen. Seit Jahrhunderten, vom dampfgetriebenen Webstuhl bis zum Fließband in der Automobilindustrie, hat die Automatisierung dazu beigetragen, Arbeitnehmer von banalen und sich wiederholenden Aufgaben zu befreien und Arbeitsplätze effizienter zu gestalten¹.

Im Büro nimmt die Automatisierung jedoch andere Formen an. Mitarbeiter, die Informationen generieren und verbreiten, steigern die Effizienz ihrer Arbeitsumgebung. Die Fähigkeit, dies effektiv zu tun, ist ein großer Vorteil im beruflichen Umfeld.

Kürzlich haben wir untersucht, wie sich die Prozesse am Arbeitsplatz verändern – einschließlich der Art und Weise, wie Unternehmen Dokumente und Informationen verwalten. Dabei haben wir festgestellt, dass Unternehmen nun beginnen, die Automatisierung auf unterschiedliche Weise einzusetzen. Dies hat wiederum Vorteile mit sich gebracht, die weit über bloße Effizienzsteigerung hinausgehen, wie z. B. Verbesserung von Kundenerlebnissen sowie die Gewährleistung von Sicherheit und Compliance.

Aber wir haben auch bemerkt, dass viele Unternehmen Probleme haben, von einfacher Automatisierung zu fortgeschritteneren Formen überzugehen. Da haben wir uns gefragt: Warum ist das so?"

Obwohl die Automatisierung bereits vor der Pandemie ein schnell wachsender Bereich war, hat ihre Nutzung in den letzten Jahren nochmals zugenommen: Der weltweite Markt für die Automatisierung von Geschäftsprozessen wächst von 5,1 Mrd. Dollar im Jahr 2016 auf 12,7 Mrd. Dollar im Jahr 2021². Die Pandemie hat diesen Prozess beschleunigt, da viele Unternehmen dazu veranlasst wurden, große Bereiche ihrer Geschäftstätigkeit zu digitalisieren³. Nach Angaben von McKinsey erfolgte die Einführung von Technologien etwa 25 Mal schneller als vor der Pandemie⁴.

Das Ergebnis? Die Unternehmen haben erhebliche Fortschritte bei der Automatisierung von Geschäftsfunktionen gemacht, die vorher übersehen wurden, wie z. B. Kundenservice, Personalwesen und Rechnungsverarbeitung. Dabei handelt es sich um wiederkehrende Prozesse, die sich gut für die Automatisierung eignen, auch wenn viele Unternehmen dies zuvor nicht als Priorität erkannten.

McKinsey stellte außerdem fest, dass sich mit diesen Fortschritten die Einstellung zur Automatisierung verschoben hat: Von einer Maßnahme zur Kostensenkung hin zur Erlangung eines Wettbewerbsvorteils ⁵. Je weiter die Automatisierung fortschreitet und je komplexer die Geschäftsprozesse sind, desto mehr strategische Vorteile bringt sie mit sich.

Im Rahmen unserer Untersuchung befragten wir IT Manager zu ihren Erfahrungen mit der Automatisierung. Aufgrund ihrer Antworten haben wir drei Schlüsselbereiche ermittelt, in denen sie durchweg Vorteile sehen:

Die Produktivität ist einer der Vorteile, die am häufigsten mit der Automatisierung in Verbindung gebracht werden, und unsere Untersuchungen haben dies bestätigt. 37 % der Befragten gaben an, dass dies den Teams eine effizientere Arbeit ermöglicht, was den größten Vorteil darstellt.

32 % der IT Manager sagten, dass ihre Investition in die Automatisierung die Einhaltung von Vorschriften und den Schutz wichtiger Informationen erleichtert.

34 % der von uns befragten IT Manager meinten, dass die Automatisierung ihnen geholfen hat, das Kundenerlebnis zu verbessern – einer der drei wichtigsten Vorteile.

Die IT-Entscheidungsträger sind eindeutig zufrieden mit der Automatisierung, die Ihnen zur Verfügung steht. Aber gibt es Bereiche, die noch ausgebaut werden könnten, um die Vorteile der Automatisierung in ihren Unternehmen zu nutzen?

Der Datenschutz ist eine ständige Sorge für IT Manager, und mit der zunehmenden virtuellen und hybriden Arbeitsweise wird es für Unternehmen immer schwieriger, das Verhalten ihrer Mitarbeiter nachzuverfolgen. 36 % der IT-Entscheidungsträger gaben an, dass sie entweder wissen oder annehmen, dass ihre Mitarbeitenden die Compliance-Prozesse nicht einhalten. Es ist daher nicht überraschend, dass sie bereits in Technologien für die digitale Dokumentenverwaltung investieren, um eine bessere Transparenz und Kontrolle über den Informationsfluss in ihrem Unternehmen zu erhalten.

Um Beispiel verfügen 53 % der IT Manager über automatische Zugriffsrechte, die sicherstellen, dass unbefugte Mitarbeiter nicht auf sensible Dokumente zugreifen können. 51 % haben automatische Aufbewahrungsfristen eingeführt, um sicherzustellen, dass sensible Dokumente im Einklang mit der Datenschutz-Grundverordnung gelöscht werden.

Etwa die Hälfte der IT Manager gibt an, dass sie eine der von uns abgefragten Möglichkeiten der digitalen Dokumentenverwaltung umgesetzt haben.

Wenn wir uns komplexere Implementierungen anschauten, die ganze Arbeitsabläufe abdecken, stellten wir fest, dass die IT Manager diese Stufe der Automatisierung deutlich weniger umsetzen. Dies ist umso wichtiger, da es sich dabei um die wirkungsvollsten Arten der Automatisierung handelt, die das Nutzererlebnis von Mitarbeitern und Kunden verändern können.

Beispielsweise haben nur 29 % der IT Manager ihre Kundenkommunikation automatisiert – und nur 30 % sind in der Lage, automatische Statusaktualisierungen für Kunden und Klienten bereitzustellen.

Was läuft also schief – und wie können IT Manager die Lücke schließen, damit Organisationen nicht ins Hintertreffen geraten?

Die Einführung von Workflow-Automatisierung ist einfach noch komplexer. Bei unseren Recherchen wurde jedoch deutlich, dass die Umsetzung einer so weitreichenden Automatisierung auch aus einem anderen Grund frustrierend sein kann: Kompatibilitätsprobleme zwischen neuen und bestehenden Technologien. Aus diesem Grund steht bei der Auswahl einer neuen Technologie die Kompatibilität mit der bestehenden IT-Infrastruktur des Unternehmens an erster Stelle.

Da Unternehmen in immer komplizierteren Technologie-Ökosystemen arbeiten, ist es keine Überraschung, dass Aktualisierungen und Innovationen nicht einfach sind. Unsere Studie ergab, dass 27 % der IT-Entscheidungsträger bei ihrer letzten größeren Technologieimplementierung Verzögerungen erlebten, und 23 % stellten nach der Installation der Technologie fest, dass die Funktionalität nicht den Zweck erfüllte. Was ein Unternehmen bei der Datenverwaltung effektiver machen sollte, kann bei falscher Umsetzung das genaue Gegenteil bewirken.

In vielen Fällen entscheidet die Wahl des richtigen Partners bei der Einführung einer neuen Technologie über Erfolg oder Misserfolg. Unsere Untersuchungen haben ergeben, dass die Zusammenarbeit mit dem falschen Partner die Kompatibilitätsprobleme noch verschärfen kann. Aus diesem Grund können IT Manager durch die Wahl eines erfahrenen Partners, der die Integration und Orchestrierung von Lösungen perfekt beherrscht, Störungen und Unsicherheiten minimieren.

Wir haben festgestellt, dass die Steigerung des digitalen Reifegrads den Unternehmen die Bausteine bietet, um agiler zu werden. Die Automatisierung ist ein grundlegender Bestandteil dieses Prozesses, da sie sowohl die Erfahrungen der Mitarbeiter als auch die der Kunden verbessert und eine größere Kontrolle und Transparenz der Daten ermöglicht als je zuvor.

Um jedoch das Beste aus der Automatisierung herauszuholen, müssen die Unternehmen einen Entwicklungsplan erstellen, der die Kompatibilitätshindernisse umgeht. Und wenn Sie den richtigen Partner finden, wird diesem kontinuierlichen Weg in eine automatisierte Zukunft jegliche Unsicherheit genommen.

Laden Sie jetzt unseren Bericht herunter und erfahren Sie, mit welchen Herausforderungen IT Manager heute konfrontiert sind, wie der digitale Reifegrad Ihres Unternehmens aussieht und in welche Bereiche Sie investieren können, um eine praktikable Automatisierungsstrategie zu entwickeln.