Es kommt auf die Details an: Warum jede Minute zählt, wenn es um Produktivität geht

Niemand verschwendet gerne Zeit, weder der Mitarbeiter, der versucht seine ToDo-Liste abzuhaken, noch der Chef, bei dem Zeit Geld bedeutet. Seit der Einführung digitaler Technologien hat sich die Arbeitsgeschwindigkeit massiv erhöht, schließlich können wir heute auf Knopfdruck miteinander kommunizieren. Doch Technologie erzeugt manchmal ganz eigene Fehler und Ineffizienzen.

Nach neuesten Untersuchungen¹ büßen Mitarbeiter täglich durchschnittlich 46 Minuten wegen langsamer Technik ein. Jeder fünfte Mitarbeiter gibt an, dass er aufgrund der schleppend arbeitenden Technik seine Konzentration verliert. Wenn diese Probleme regelmäßig auftreten, kann dies sogar zum Verlust von Mitarbeitern führen. Jeder zehnte Mitarbeiter gibt an, dass er wegen schlecht funktionierender Software und Computern Kündigungsgedanken hat². Technik sollte unterstützen und die Arbeit erleichtern, nicht selbst zum Problem werden!

Eine der größten Herausforderungen bei der Investition in Technik, die die Produktivität am Arbeitsplatz steigern soll, ist es, den Funktionsumfang und die Möglichkeiten mit der Bedienungsfreundlichkeit auszubalancieren. Man muss sich immer daran erinnern, dass reale Menschen diese Systeme verwenden werden. Selbst wenn eine Software oder ein Gerät auf dem Papier funktionell Spitze sind, heißt das nicht automatisch, dass Sie auch die angestrebte Produktivitätssteigerung bringen. Wenn Mitarbeiter die Technik am Arbeitsplatz als kompliziert empfinden, verschwenden sie wahrscheinlich sehr viel Zeit damit, sie beherrschen zu wollen – oder umgehen sie sogar ganz und entscheiden sich für Alternativen, mit denen sie besser vertraut sind. Im schlimmsten Fall wird wieder auf ineffiziente manuelle Prozesse zurückgegriffen.

Dies spiegelt sich in Untersuchungen wider, die ergaben, dass fast drei Viertel der Mitarbeiter zugeben, Informationen mit Kollegen und 60 % sogar mit Personen außerhalb des Unternehmens zu teilen. Das Schlimme dabei ist, dass dies über nicht konforme Filesharing-Tools geschieht, die nicht von ihren Unternehmen bereitgestellt werden³. Diese Praktiken verringern nicht nur die Produktivität in alltäglichen Geschäftsprozessen, sondern erhöht auch das Risiko von Datenverlusten und Sicherheitsverletzungen mit schwerwiegenden Folgen für die Unternehmen. Deshalb muss intuitive Benutzerfreundlichkeit eine grundlegenden Eigenschaft jeder neuen oder aufkommenden Technologie sein.

Dies ist besonders in den sich schnell entwickelnden Arbeitsbereichen von heute wichtig, bei denen sich Unternehmen immer häufiger für hybride Arbeitsmodelle entscheiden. Diese neuen Arbeitsweisen verändern den Umgang der Mitarbeiter mit Bürosystemen und das bestimmt, worauf sich Unternehmen bei Investitionen konzentrieren müssen. In Unternehmen, die ein Arbeitsmodell favorisieren, bei dem überwiegend von zu Hause aus gearbeitet wird, kommen die Mitarbeiter wahrscheinlich nur dann ins Büro, wenn Aufgaben anstehen, die man nicht von zu Hause erledigen kann, z. B. persönliche Besprechungen oder die Verwendung spezieller Hardware. Daher ist es wichtig, dass die bürobasierte Technik es den Mitarbeitern leicht macht, diese Aufgaben so effizient wie möglich zu erledigen, damit ihre Bürozeit produktiv ist.

Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Serviceunterstützung. Wenn Unternehmen mit einer reduzierten Belegschaft in den Büros arbeiten, werden sie auch kaum IT-Mitarbeiter vor Ort haben, die sich um Probleme kümmern. Deshalb muss jedes Glied in der Technikkette zuverlässig arbeiten, damit ernste technische Probleme vermieden werden, die zu Ausfallzeiten führen und verhindern, dass Mitarbeiter vor Ort produktiv sind. Vor diesem Hintergrund könnte es für Unternehmen eine Überlegung wert sein, in wenige aber fortschrittlichere Systeme zu investieren, um so eine höhere Produktivität und Zuverlässigkeit zu erreichen.

Natürlich sind es genau diese Verbindungsmöglichkeiten, die das hybride Arbeitsmodell – einige Leute arbeiten im Büro, andere zu Hause – ermöglichen und effizient machen. Technische System wie Drucker und multifunktionale Systeme müssen sich unabhängig von den Standorten effiziente mit allen Nutzern verbinden lassen, ohne komplizierte Prozesse oder unzuverlässige Ergebnisse. Kurz gesagt, sollten diese Systeme so konzipiert sein, dass die Anwender weniger Zeit für die Bedienung benötigen und mehr Zeit für die Ausführung von Funktionen zur Steigerung der Produktivität bleibt, z. B. die Umwandlung von Druckdokumenten in digitale Informationen, die allen zur Verfügung stehen.

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