Sind Sie auf eine Zukunft der mobilen Arbeit vorbereitet?

Die Zukunft mag ungewiss sein, doch eines steht fest: Die Digitalisierung ist notwendiger denn je. In einem wechselvollen Umfeld wird die richtige Technik und die richtige Infrastruktur zur Überlebensfrage. Jetzt ist der Zeitpunkt, um durch Investitionen in Technologie und Systeme flexible Arbeitsweisen zu ermöglichen, die Ihr Unternehmen schneller und Ihre Teams leistungsstärker machen.

Doch inwieweit war Ihr Unternehmen – vor den unerwarteten globalen Erschütterungen – auf Fernarbeit vorbereitet? Sind Sie in der Lage, Ihre Strukturen an die längerfristige „neue Normalität“ anzupassen? In Großbritannien z.B. hat weniger als die Hälfte der Büroangestellten Vertrauen in die jetzige Firmeninfrastruktur, wenn es um sichere, produktive Fernarbeit geht.¹ Es überrascht nicht sonderlich, dass sich jedes Unternehmen in Sachen digitaler Transformation auf einer anderen Entwicklungsstufe befindet. Die Firmenlandschaft enthält ein breites Spektrum an hybriden, modernen Arbeitsumgebungen, die auf einen Mix aus Papier- und Digitalmethoden setzen.

Viele Unternehmen stehen erst am Anfang. aber die jetzige Lage erhöht den Handlungsdruck. Das muss nicht zwangsläufig kompliziert oder teuer sein. Eine mobilere Belegschaft bietet echte Vorteile. Doch wo fängt man an?

¹ https://www.forbes.com/sites/charlestowersclark/2020/03/27/will-remote-work-become-the-new-normal/#1918a2eccd1c

Überlegungen, wie man längerfristige Mobilarbeit ermöglicht

Wenn Sie auf längere Sicht erfolgreich Fernarbeit in Gang setzen wollen, braucht Ihr Unternehmen eine Struktur, die eine digitale Herangehensweise begünstigt. Um dies zu erreichen, sollten Sie vier wichtige Felder im Blick behalten:

1) Technologie – sicher der wichtigste Aspekt; die Auswahl Ihrer Technik entscheidet, ob Ihre Fernarbeitsstrukturen funktionieren oder nicht. Bei der Infrastruktur, der Hardware und den digitalen Werkzeuge für Ihre Belegschaft sollte das Augenmerk auf Flexibilität liegen.

Und das bedeutet nicht nur, dass Sie Ihre PCs gegen eine Laptop-Flotte austauschen. Angenommen, Sie arbeiten im Rechts- oder Bildungswesen, dann verlangt Ihre tägliche Arbeit, dass Sie Zugang zu professionellen Druck- und Scansystemen haben – ganz gleich, ob Sie sich zuhause oder in einem Coworking-Büro befinden.

Stellen Sie sich einfach vor, wie Clouddienste Ihrem Team dabei helfen, stressfrei die Arbeit zu erledigen. Je nutzerfreundlicher die Werkzeuge für Ihre mobilen Angestellten sind, desto besser können diese zusammenarbeiten und die teuren Fallstricke vermeiden, wenn sie Firmentechnik mit Endverbraucherlösungen vermischen.

Und denken Sie an Wartung und Service. Ein kurzer Draht zur IT-Abteilung ist ein Muss, um zu gewährleisten, dass Updates und Patches rechtzeitig erfolgen.

2) Zusammenarbeits-Tools – um geschäftskritische Informationen zu verarbeiten, brauchen Sie eine Infrastruktur und Systeme, die das gemeinsame Arbeiten unterstützen. Denn eine belastbare Informationsmanagement-Lösung wird ein Kernelement für eine erfolgreiche Fernarbeitsstruktur sein.

Auf diesem Gebiet kann Ihr Unternehmen wirklich von Cloudlösungen profitieren. Sie brauchen Zeit, um Ihr jetziges System auf den Prüfstand zu stellen – vor allem, wenn es sich um ein dem Lockdown geschuldetes Provisorium handelt – und eine Lösung zu finden, die Ihre Workflow- und Sicherheitsanforderungen im Umgang mit Firmeninformationen erfüllt.

Außerdem werden Schulungsprogramme notwendig sein, um Ihr Team fit für die Zukunft zu machen. Je früher Ihre Mitarbeiter eingebunden sind, desto eher wird sich Ihre Investition bezahlt machen.

3) Überwindung der Kluft zwischen Papier und Digital – es ist leicht, über eine Cloudlösung für Ihre mobile Belegschaft zu sprechen. Was aber, wenn Sie sich noch im Frühstadium des digitalen Wandels befinden und papiergebundene Prozesse Ihr Tagesgeschäft bestimmen? Macht Ihnen der Lockdown zu schaffen, weil sie auf Akten nicht zugreifen und keine digitalen Workflows initiieren können?

Jedes Unternehmen ist anders; es gibt keine Patentlösung. Entwickeln Sie daher eine Strategie, die es Ihnen ermöglicht, mit einem festgelegten Zeitplan zum gewünschten Ziel zu gelangen. Entscheidend ist, nicht in Panik zu verfallen und sich selbst unter Zeitdruck zu setzen. Sie müssen eine Balance zwischen Ihrer bisherigen Infrastruktur und dem Mix aus bestehenden Papier- und Digitalprozessen finden. Nicht Tabula rasa, sondern ein kontinuierlicher Wandel ist der Schlüssel zum Erfolg.

4) Bereitstellung – Informationen treiben ein Unternehmen voran. Deren Fluss, von der Eingabe über die Weiterleitung bis zum Zugriff, gilt es effizient zu nutzen, In einer Zeit, in der es auf Kontinuität ankommt, ist die Verbindung aus der richtigen Technik, Zusammenarbeits-Tools und produktiven Dokumentenmanagement-Prozessen überlebenswichtig für Ihr Unternehmen.

Stellen Sie Ihren Mitarbeitern eine belastbare, nutzerfreundliche Struktur bereit, und das Mehr an Produktivität und Profit wird Ihr Handeln bestätigen.