Datensicherheit steht weiterhin im Mittelpunkt des Interesses – in den Medien, im öffentlichen Bewusstsein und vor allem bei den IT-Investitionen der Unternehmen. Daten – und die Zugriffswege auf sie – sind hochgradige Ziele für Kriminelle.

Doch die Veränderungen in unserer Arbeitsweise haben grundlegende Auswirkungen auf die Sicherheitslandschaft. Immer mehr Unternehmen arbeiten in hybriden Modellen, die es den Mitarbeitenden ermöglichen, flexibel zwischen verschiedenen Standorten zu wechseln: von der Zentrale zu einem Co-Working-Bereich, zu ihrem Heimarbeitsplatz und sogar von unterwegs, wenn sie von einem Arbeitsplatz zum anderen wechseln.

Obwohl diese Entwicklung eine Menge Vorteile bietet, haben hybrides Arbeiten und Telearbeit das Datensicherheits-Management schwieriger gemacht. Diese Herausforderungen sind jedoch nicht unüberwindbar, wenn Sie über die richtige Technologie und Unterstützung verfügen.

Im Folgenden gehen wir auf vier häufig gestellte Fragen von Unternehmen ein, die eine hybride Arbeitsumgebung unterhalten – und erklären, welche Antworten Canon darauf hat.

Ganz gleich, ob Sie eine hybride Arbeitsumgebung einrichten oder eine bestehende optimieren wollen, Sicherheit sollte an erster Stelle stehen. Jedoch ist es immer noch üblich, dass Unternehmen folgendermaßen vorgehen: zunächst wird in Technologie investiert, um hybrides Arbeiten zu ermöglichen, und dann kümmert man sich darum, die erweiterte Arbeitsumgebung zu sichern. Dabei könnten Unternehmen Zeit sparen und vermeiden, dass sie im Grunde doppelt zahlen, wenn sie die Sicherheitsfunktionen von Lösungen für hybrides Arbeiten genau prüfen, bevor sie sie einsetzen.

Bei Canon steht die Sicherheit bei allem, was wir tun, an erster Stelle – vom eingebauten Schutz gegen Cyberrisiken in unserer Hard- und Software bis hin zur Art und Weise, wie wir Lösungen konzipieren, implementieren und bereitstellen. Quocirca hat Canon als Branchenführer im Bereich Druck- und Dokumentensicherheit anerkannt. Das gibt Ihnen die beruhigende Gewissheit, dass bei einer Zusammenarbeit mit Canon zur Optimierung Ihres hybriden Arbeitsumfelds die Informationssicherheit im Mittelpunkt der Lösung steht.

Es ist wichtig, sich Gedanken darüber zu machen, wie Informationen in Ihrem Unternehmen fließen, sei es beim Erstellen, Freigeben, Speichern oder Löschen von Dokumenten. Jeder dieser Punkte stellt eine potenzielle Sicherheitsgefahr dar. Einer der großen Vorteile unserer Expertise im Dokumenten- und Informationsmanagement ist, dass wir über den gesamten Lebenszyklus von Informationen hinweg Fachwissen anbieten können.

Unser Ökosystem, das Hardware, Software und Dienstleistungen umfasst, ist so konzipiert, dass es ganzheitlich funktioniert, um Ihre Daten in allen Phasen zu schützen – jederzeit und überall, wo Sie auch arbeiten. Unsere Hardwareprodukte und Unternehmenslösungen bieten eingebettete Sicherheit durch Datenverschlüsselung, Aktivitätsprotokollierung, sicheren Zugriff auf Cloud-Dokumente und Benutzerauthentifizierung, um sicherzustellen, dass Dokumente nur von Berechtigten gedruckt oder auf dem Gerät aufgerufen werden können.

Unsere Dokumentenmanagement-Lösungen stellen Ihrem Unternehmen ein sicheres Ablagesystem für Ihre Daten und eine Plattform für die Zusammenarbeit bereit. Unsere intelligenten Lösungen können gängige Dokumente erkennen und automatische Sicherheitsrichtlinien anwenden, um den Zugriff zu beschränken, so dass nur diejenigen, für die die Informationen bestimmt sind, sie auch sehen können.

Letztendlich sollte die Durchsetzung von Sicherheitsrichtlinien nicht die Anwesenheit der IT erfordern. Unternehmen machen sich jedoch Gedanken darüber, wie sie sicherstellen können, dass Telearbeitende die bewährten Praktiken einhalten, ohne die IT-Teams mit einer enormen Arbeitsbelastung und die Mitarbeitenden mit „Verwaltungsfrust“ zu konfrontieren.

Alle Unternehmen profitieren davon, wenn die Mitarbeitenden wissen, wie sie ihre Daten schützen können und welche Gründe hinter den bestehenden Richtlinien stehen. Doch ein formaler, konsistenter Weg zur Gewährleistung der Sicherheit sollte für jedes Unternehmen, das in einer hybriden Umgebung tätig ist, eine besonders hohe Priorität haben.

Unsere cloudbasierten Informationsmanagement-Lösungen, darunter Therefore Online und Cloud Workspace Collaboration - Prozess-Automatisierung, bieten strukturierte und sichere Möglichkeiten, auf Dokumente zuzugreifen, sie zu speichern und gemeinsam zu nutzen. Als echte Cloud-Lösungen können die Mitarbeitenden auf ihre Dokumenten-Workflows von überall aus zugreifen. Jedoch sorgen eingebaute, unauffällige Sicherheitsregeln dafür, dass die Anwender keine neuen Sicherheitslücken schaffen.

So verhindern beispielsweise Zugriffskontrollen, dass Mitarbeitende sensible Dokumente ohne Erlaubnis öffnen. Andererseits sorgen die in jeder Lösung integrierten Automatismen dafür, dass Dokumente in allen Phasen eines Workflows direkt an die richtigen Mitarbeitenden weitergeleitet werden.

Gartner hat ermittelt, dass die Verwendung von privaten Geräten und sogenannter „Schatten-IT“ bei Telearbeitenden immer noch weit verbreitet ist. Mehr als die Hälfte der Mitarbeitenden verwenden Kollaborationsanwendungen oder Webdienste, die ihre Unternehmen nicht genehmigt haben. Warum entscheiden sie sich für nicht zugelassene Technik? Darauf gibt es eigentlich nur zwei Antworten.

Erstens, aus Gewohnheit: Das eigene Gerät wird außerhalb des Büros, im Homeoffice oder von unterwegs, meist ohne Hintergedanken benutzt, weil man mit seiner Funktionsweise so gut vertraut ist. Die Mitarbeitenden sind sich der Risiken meist nicht bewusst, die die Verwendung dieser Hilfsmittel darstellen.

Zweitens, aus Frust: Man greift auf diese Tools zurück, weil man mit den vom Unternehmen bereitgestellten nicht zurechtkommt. Möglicherweise sind sie beim Einsatz außerhalb des Büros zu langsam, zu kompliziert oder einfach zu schwierig in der Bedienung.

Die Bereitstellung von Werkzeugen ist nur die eine Seite, doch die Akzeptanz hängt davon ab, dass sie nahtlos und einfach zu nutzen sind. Bei Canon wird dies bei der Entwicklung der Lösungen stets berücksichtigt. Cloud Workspace Collaboration – Prozess-Automatisierung und Therefore Online ermöglichen es Mitarbeitenden, in Echtzeit mit ihren Dokumenten zu interagieren, egal wo sie sich befinden, von jedem zugelassenen Gerät aus und ohne frustrierende Verzögerungen. Entscheidend ist jedoch, dass sie auch eine durchgängige Dokumentensicherheit bieten. Zusammen mit unserer Hardware schaffen wir so zu jeder Zeit einen geschlossenen Sicherheitsbereich.

Wir wissen, dass Datensicherheit selbst unter besten Umständen nicht einfach zu gewährleisten ist. Wir möchten Unternehmen in die Lage versetzen, das Betriebsmodell zu wählen, das am besten zu ihnen passt, ohne Sorgen um die Sicherheit und ohne Risiken für ihre Daten.

Die Zusammenarbeit mit einem vertrauenswürdigen Partner kann Ihr Team entlasten und Sie bei der Bewertung der Sicherheitsrisiken unterstützen. So können Sie Schwachstellen vorhersehen und ein technologisches Ökosystem aufbauen, das Sie vor diesen Risiken schützt, unabhängig davon, wo Ihre Mitarbeitenden arbeiten.