Es ist eine Sache, sich für Investitionen in neue Technologien zur Verbesserung des Informationsflusses in einem Unternehmen zu entscheiden. Eine ganz andere Herausforderung besteht jedoch darin, diese Technologien erfolgreich einzuführen, ohne den Betrieb zu stark zu beeinträchtigen und dabei die Kosten niedrig zu halten.

Es ist entscheidend, es richtig zu machen, da fehlgeschlagene Technologieimplementierungen oft für Aufsehen sorgen – sei es das aufgegebene NHS-Patientenaufzeichnungssystem, das als „größter IT-Fehler aller Zeiten“¹ bezeichnet wurde, oder das missglückte Lagerautomatisierungssystem von Sainsbury, das später mit einem Verlust von 150 Millionen Pfund aufgegeben wurde².

Für unsere neue Studie wurden Tausende von IT-Manager befragt, um zu verstehen, wie sich Geschäftsprozesse entwickeln. Es stellte sich heraus, dass bei der Einführung neuer Technologien die Kompatibilität mit der bestehenden Architektur die größte Herausforderung ist.

Diese Probleme können einem neuen Technologieprojekt ernsthaft schaden, und das in einer Zeit, in der viele Unternehmen versuchen, digital besser zu werden. Wir haben festgestellt, dass 10 % der Befragten in den letzten Jahren sogar gezwungen waren, eine Implementierung ganz aufzugeben.

IT-Manager sollten bei der Einführung neuer Technologien vier wichtige Bereiche im Blick haben. Wenn diese Punkte richtig umgesetzt werden, besteht die Chance auf eine reibungslosere Einführung, so dass die Unternehmen die Vorteile ihrer neuen Systeme schnell realisieren können.

Im Rahmen unserer Recherchen für den Bericht haben wir IT-Manager nach den Herausforderungen befragt, mit denen sie bei der letzten strategischen Technologieeinführung konfrontiert waren. Die Integration in die bestehende IT-Landschaft war mit 28 % das am häufigsten angeführte Problem.

Wenn IT-Manager eine neue Investition in Erwägung ziehen, ist die Kompatibilität daher auch das wichtigste Kriterium im Beschaffungsprozess – sogar noch vor den Fähigkeiten der Technologie selbst.

Angesichts des Zeitaufwands, der Kosten und der Herausforderungen, die mit der Einführung völlig neuer Lösungen verbunden sind, raten wir Ihnen, die Beschaffung strategisch anzugehen und skalierbaren Technologien den Vorzug zu geben, die es Ihnen ermöglichen, ohne größere Neuimplementierungen weitere Funktionen hinzuzufügen, wenn sich Ihr Unternehmen weiterentwickelt.

Wir fragten IT-Manager nach dem Grad der Unterstützung, die sie bei ihrer letzten größeren Technologieimplementierung erhielten. 61 % gaben an, dass sie in irgendeiner Form einen Drittanbieter nutzten.

Es ist interessant, dass nicht alle Unternehmen auf die gleiche Art und Weise nach externer Unterstützung suchen. 34 % wünschen sich eine grundlegende Unterstützung, die ihnen das Vertrauen geben soll, die Aufgabe selbst zu bewältigen. 35 % streben eine partnerschaftliche Zusammenarbeit an, bei der die Verantwortung für das Projekt geteilt wird. Und schließlich bevorzugen 30 % der IT-Manager die Zusammenarbeit mit einem Partner, der die volle Verantwortung für das Projekt von Anfang bis Ende übernimmt.

Es hängt tatsächlich von den Bedürfnissen und Fähigkeiten des Unternehmens ab. Großkonzerne mit mehr als 5.000 Mitarbeitern entscheiden sich eher für eine umfassende Zusammenarbeit, was angesichts der Komplexität der Implementierung neuer Technologien in Unternehmen dieser Größe nicht überrascht.

Die wichtigste Erkenntnis ist, dass es keine one size fits all strategy gibt – jedes Unternehmen muss sich überlegen, wo seine eigenen Stärken und Schwächen liegen, bevor es externe Unterstützung in Anspruch nimmt.

Unsere Untersuchungen haben beispielsweise gezeigt, dass Unternehmen, die ihre letzte größere Technologieimplementierung intern durchgeführt haben, die wenigsten Kompatibilitätsprobleme und Verzögerungen meldeten – wenn also Schnelligkeit für Sie oberste Priorität hat, könnte dies die beste Option sein. Doch dies wird offensichtlich durch eine geringere laufende Unterstützung erkauft, denn ein Fünftel ist der Meinung, dass es an Kommunikation mit den Anbietern mangelt, und jeder Siebte bemängelt einen fehlenden After-Sales-Support.

Die IT-Manager, die sich für eine umfassende Zusammenarbeit mit einem Dritten entschieden hatten, berichteten mit höherer Wahrscheinlichkeit, dass es keine Probleme gab (21 %). Die Wahl dieser Form der Zusammenarbeit bedeutete auch besserer Kundendienst und bessere Kommunikation. Was besonders wichtig ist, nur 5 % mussten das Projekt abbrechen – bei den internen Implementierungen waren es etwa doppelt soviele. Ein Nachteil, den unsere Untersuchung hervorbrachte, war ein leichter Anstieg bei den Funktionsproblemen.

Klar ist, dass ein gemischter Ansatz für den Support, bei dem entweder ein Dritter zunächst die Verantwortung übernimmt und dann die Einführung intern durchgeführt wird – oder umgekehrt, zu Problemen führen kann. Über 90 % der IT-Manager, die diesen Weg gewählt haben, berichteten von Problemen, und die Zahl derjenigen, die gezwungen waren, das Projekt abzubrechen, stieg deutlich. Diese Vorgehensweise führte auch zu mehr Problemen, z. B. dass die Technologie nicht den Zweck erfüllte oder dass die Mitarbeiter neue Systeme nur in geringem Maße akzeptierten.

IT-Manager, die mit diesen Herausforderungen konfrontiert waren, werden feststellen müssen, dass nicht alle Partner gleich sind.

Die Auswahl des richtigen Partners für eine umfangreiche Technologieimplementierung ist keine leichte Entscheidung.

Ein guter Partner wird mit den IT-Manager und verschiedenen Unternehmensbereichen zusammenarbeiten, um die Kompatibilitäts- und Zeitrisiken zu mindern, die mit großen und komplexen Projekten verbunden sind. Aber auch das Gegenteil ist richtig. Wie sich gezeigt hat, können Kompatibilitätsprobleme und Verzögerungen durch eine umfassende Zusammenarbeit sogar noch verschärft werden.

Was können wir daraus schließen? Es ist wichtig, dass IT-Manager mit einem Partner zusammenarbeiten, der über ein umfassendes Know-how bei der Integration von Lösungen und über Fachwissen über exakt die Technologie verfügt, die eingeführt werden soll. Potenzielle Partner müssen in der Lage sein, verschiedene Lösungen geschickt so zusammenzuführen und zu orchestrieren, dass sie perfekt ineinander greifen.

Eine erfolgreiche Implementierung erfordert auch ein tiefgreifendes Verständnis der Geschäftsprozesse – insbesondere der Art und Weise, wie Dokumente und Informationen in einem Unternehmen verarbeitet werden –, um jegliche Reibungsverluste zu beseitigen.

Letztendlich sollte der perfekte Partner Vertrauen vermitteln, so dass sich die IT-Manager voll und ganz für eine automatisierte Zukunft engagieren können. Dadurch können sie die Vorteile einer verbesserten Sicherheit und Compliance, gesteigerter Produktivität und eines herausragenden Kundenerlebnisses voll ausschöpfen.

Es gibt kein Patentrezept, das die Einführung neuer Technologien erleichtert. Dies ist naturgemäß ein schwieriger Prozess, bei dem Kompatibilitätsprobleme ständig auftreten können.

Doch diejenigen Unternehmen, die bereits digital ausgereift sind und eine Unternehmenskultur haben, die neue Technologien und neue Ideen begrüßt, haben gute Chancen, erfolgreich zu sein. Und wenn man für die Zukunft planen, sich die nötige Unterstützung holt und einen Partner findet, der in der Lage ist, die richtige Unterstützung zu bieten, hat man die bestmöglichen Chancen für eine erfolgreiche Einführung, von der das gesamte Unternehmen über Jahre hinweg profitiert.

Canon verfügt über mehr als 30 Jahre Erfahrung in der Entwicklung von Geschäftsprozessen sowie in der Implementierung und Orchestrierung von Lösungen. Wir haben bereits über 2.700 Kunden in ganz Europa bei der Verbesserung ihres Information Management unterstützt. Und wir sind auf die hochgradige Automatisierung von Arbeitsabläufen und die digitale Dokumentenverwaltung spezialisiert. Wo auch immer Sie sich im Prozess der Umsetzung Ihres Information Management befinden, wir helfen Ihnen, die nächste Schritte zu unternehmen.

Laden Sie jetzt unsere Studie herunter, um die gängigsten Probleme zu erfahren, mit denen Unternehmen bei der Einführung von Technologien konfrontiert sind. Und darüber, wie Unternehmen Technologien zur Automatisierung für ein besseres Informationsmanagement nutzen können.