Der DMS Pricing Guide.

So setzt sich der Preis für Ihr Dokumentenmanagement-System zusammen!
Der DMS Pricing Guide
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Solutions Business Consultant

Verfasst von Martin E. Brüggemann

Solutions Business Consultant, Ihr Navigator durch die #digitaltransformation

Über was weiß ich nach dem Lesen des DMS Pricing Guides Bescheid?

  • Der Artikel ist ein Pricing-Guide für DMS (Document Management Systeme).
  • Die Preisstruktur hängt von verschiedenen Faktoren ab, wie z.B. der Anzahl der Nutzer, der benötigten Funktionalitäten und der Integration in bestehende Systeme.
  • Es gibt unterschiedliche Lizenzmodelle, wie z.B. Named User oder Concurrent User.
  • Die Preisgestaltung kann auch von der Art des DMS abhängen, z.B. Cloud-basiert oder On-Premise.
  • Der Artikel gibt einige Tipps, wie man bei der Preisverhandlung vorgehen kann.

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In fast allen Produktpräsentationen kommt früher oder später der Punkt, an dem es heißt: "... Dankeschön, aber was kostet das?"
Die Antwort auf diese Frage ist wahlweise eine Erklärung des Lizenzsystems oder ein beraterisches "hm, kommt drauf an!"

Genau DARUM geht es in diesem Beitrag: Ja, worauf kommt es denn eigentlich an!?
Starten wir mit einem Punkt, der das Preisschild zwar nicht direkt beeinflusst - aber eine Riesenauswirkung auf Ihre individuelle "Preis-Leistungs-Wahrnehmung" hat.
Überlegen Sie im ersten Schritt, WARUM Sie sich für ein Dokumentenmanagement-System (DMS) interessieren? Wo drückt der Schuh?

Viele unserer Kund:innen möchten z.B. mehr Transparenz in internen Abläufen schaffen. Andere möchten das Suchen & Finden von Dokumenten vereinfachen, während wieder andere einen sicheren Zugriff auf Dokumente und Akten auch aus dem Homeoffice ermöglichen möchten.
Erst nachdem der Mehrwert und Nutzen eines DMS klar ist, denken Sie an die Investition - andernfalls würde Ihnen vielleicht jeder einzelne investierte Euro zu viel erscheinen.

Los gehts nun also mit unserem Pricing Guide!

1. Wer wird das DMS nutzen?


Einer der größten Kostenblöcke bei Softwarelösungen sind die Lizenzen. Das ist bei DMS-Software nicht anders.

Eine Ausnahme sind Open Source Lösungen, aber dazu später mehr.
Vielleicht haben Sie schon einmal gehört, wie jemand bei Software von einer "großen" oder "kleinen" Installation gesprochen hat - dabei geht es meist um die Anzahl der Benutzer:innen.
Gesucht ist für die Preisfindung also im ersten Schritt einmal die Anzahl der Personen, die künftig lesend oder schreibend auf Ihr DMS zugreifen werden. Erstellen Sie hierzu am besten eine Liste mit den Namen (besser noch: E-Mail-Adressen) der künftigen Nutzer:innen.
Ergänzen Sie anschließend Spalten für "Lesend", "Schreibend" und "Vollzugriff" - nun können Sie einfach ankreuzen.

Manche Anbieter unterscheiden bei den Lizenzen zwischen lesendem und schreibendem Zugriff - da hilft Ihnen diese Übersicht schon weiter.
Achten Sie darauf, ob die Anbieter in Ihrer näheren Auswahl Lizenzen auch einzeln verkaufen - oder ob es Mindest-Abnahmemengen gibt (etwa: mindestens 30 User). Einige Anbieter verkaufen Lizenzen auch in Stufen, etwa "25-50 User".
Sprechen Sie den Anbieter Ihrer Wahl aktiv darauf an, wie das mit den Lizenzen dort geregelt ist.
Fragen Sie auch, ob man z.B. konservativ (=eher zu wenig Lizenzen) starten und später bei Bedarf weitere Lizenzen erwerben kann.
Und ob jede Art des Zugriffs inkludiert ist, d.h. inklusive Web Zugriff und Mobilen Apps.
Übrigens, falls Ihr Lieblingsanbieter etwas von "Concurrent" oder "Floating"-Lizenzen erwähnt, fragen Sie sich im nächsten Schritt ...

2. Wie viele User werden das DMS gleichzeitig nutzen?


Überlegen Sie sich nun, wer von den Personen auf Ihrer Nutzerliste gleichzeitig auf das DMS zugreifen wird.
Gleichzeitige Lizenzen (auch "Concurrent" oder "Floating") kosten zwar auf den ersten Blick mehr als persönliche ("Named") ... aber man kann sie mit mehreren Personen gemeinsam nutzen. Dadurch vermeiden Sie, dass eine Lizenz bezahlt werden muss, obwohl sie 99 % der Zeit ungenutzt herumliegt.
Durch die Möglichkeit des Teilens haben Sie den höheren Preis von gleichzeitigen Lizenzen schnell wieder ausgeglichen.

Beispiel 1: Als Projektleiterin bekomme ich ein Dokument zugewiesen, welches ich freigeben soll. Ich steige in das DMS ein, prüfe das Dokument und gebe frei … nur in dieser Zeit benötige ich wirklich eine Lizenz. In diesem Fall ist so eine gleichzeitige Lizenz für mich sinnvoll, denn ich benutze sie nur etwa 5 Minuten und gebe sie anschließend wieder frei.

Beispiel 2: Ich bin als Key User aus der Buchhaltung für ein DMS verantwortlich, kümmere mich sogar um die Konfiguration. Hier würde es mich in meiner täglichen Arbeit ausbremsen, wenn ich auf freie Lizenzen warten müsste. In diesem Fall ist für mich eine persönliche (Named) Lizenz empfehlenswert.
An diesem Punkt kennen wir also die Anzahl der künftigen Benutzer:innen, wir können diese auch schon in Gruppen einteilen für "schreibender Zugriff", "lesender Zugriff" und "Vollzugriff". Wir haben auch eine grobe Vorstellung davon, ob wir persönliche oder gleichzeitige Lizenzen benötigen - und wissen jeweils auch wie viele davon.
Schauen wir einmal weiter zum nächsten großen Kostenblock ...

3. Was soll Ihr DMS für Sie tun?


Im nächsten Schritt geht es darum, was Sie mit Ihrem geplanten DMS künftig vorhaben.
Hier geht es darum, wie viele Dienstleistungsaufwände für die Konzeption und Einrichtung eingeplant werden müssen.
Bekommen Sie keinen Schreck, wenn ein Anbieter nun viele Fragen stellt (die Sie vielleicht noch gar nicht beantworten können).
Der Anbieter fragt Sie nicht, um Ihnen das Leben schwer zu machen - sondern vor allem, um ein Gefühl für die Dienstleistungsaufwände zu bekommen.
Um hier weiterzukommen, überlegen Sie in Ruhe, welche Anwendungsfälle Sie mit dem DMS abbilden möchten.
Alternativ (wenn Sie nicht wissen, welche Anwendungsfälle es sein könnten), suchen Sie Muster von Dokumenten, die künftig archiviert werden sollen.
  • Woher kommen diese Dokumente?
  • Wie viele sind das pro Woche oder Monat?
  • Was passiert mit den Dokumenten?
  • Gibt es einen bestimmten Geschäftsprozess?

(sollten Sie keine Ahnung haben, was das alles bedeutet: Einen guten Anbieter erkennen Sie daran, dass Sie dort abgeholt werden, wo Sie und Ihr Unternehmen jeweils stehen)

Nachdem Sie eine grobe Idee haben, was künftige Anwendungsfälle sein könnten - großartig!
Bestimmt hat Ihr künftiger Anbieter Best-Practice-Beispiele, Branchenvorlagen oder ähnliches.
Wenn Sie sich mit den Best-Practice-Beispielen schon recht wohlfühlen - starten Sie mit diesen!
In diesem Fall ist der Dienstleistungsaufwand sicher deutlich geringer, als für ein DMS, bei dem alles 100% maßgeschneidert ist.

Der Extremfall von Best-Practice-Beispielen sind sicher Branchenlösungen.
Es gibt nämlich am Markt auch hochspezialisierte DMS-Lösungen, die perfekt auf eine bestimmte Dokumentenart (z. B. Verträge) oder eine bestimmte Branche (z. B. Bauunternehmungen) abgestimmt sind.
Hier ist natürlich der Einrichtungsaufwand etwas geringer "... direkt losstarten ...".
Erkundigen Sie sich aber auch danach, in welchem Umfang künftige Anpassungen möglich sind, und wie hoch hierfür die Aufwände sein werden.
Was geschieht etwa, wenn Sie zusätzlich zu Verträgen auch Projekte oder Personalakten verarbeiten möchten? Nun wird es etwas technischer:
Unter das "Was?" und die künftigen Aufwände fallen nämlich auch Schnittstellen, die Ihr künftiges DMS mit der Außenwelt verbinden.
Als Faustregel: Je vernetzter Ihr DMS ist, desto höher wird der Mehrwert sein - die Investition lohnt sich also! Diese Regel gilt auch andersrum: Ein DMS, das einsam auf einer Insel ("Silo") betrieben wird, kann seine Möglichkeiten kaum entfalten.
Überlegen Sie, vielleicht zusammen mit Kolleg:innen aus der IT:
  • Gibt es in Ihrem Unternehmen z. B. eine Benutzerverwaltung (sog. "AD"/"Active Directory"), ein Warenwirtschaftssystem oder eine Finanzbuchhaltungs-Software?
  • Betreiben Sie eigene Infrastruktur, oder nutzen Sie Cloud-Lösungen?

Übrigens ist weniger die Anzahl der Schnittstellen entscheidend; wichtiger für die Aufwände ist, ob es eine sehr gängige oder exotische Schnittstelle ist.
Für die Klassiker (z. B. E-Mail-Anbindung, Überwachung eines bestimmten Ordners) fallen etwa kaum Aufwände an, das ist sozusagen schon erfunden.
Wenn Sie jedoch eine sehr exotische Branchenlösung nutzen, so kann es sein, dass diese Anbindung erst im Rahmen eines Projekts konzipiert und umgesetzt werden muss.

Last but not least:
Denken Sie bei den Aufwänden auch an die Schulungen! Je besser Sie geschult werden, desto besser können Sie das DMS in Ihre Abläufe integrieren.
Die Schulungstage erscheinen im Angebot, no na - aber denken Sie auch an die Zeit, die Sie und Ihre Kolleg:innen hier aufbringen werden.
Als Zusammenfassung dieses Abschnitts lässt sich sagen: Sie können aktiv beeinflussen, wie viel Dienstleistungsaufwand für Ihr neues DMS anfallen wird.
Oft lohnt es sich, mit einer Best-Practice-Lösung zu starten, und dann iterativ und inkrementell weitere Funktionen und Schnittstellen zu ergänzen.
Achten Sie deshalb darauf, ob vielleicht einige Module extra lizenziert werden müssen, oder ob z. B. das Workflow-Modul im Grundpreis enthalten ist.
Achten Sie auch darauf, ob das Werkzeug für künftige Anpassungen ("Designer", "Admin Tool") im Preis enthalten ist - so geraten Sie später nicht in eine Abhängigkeit von einem bestimmten Hersteller ("Vendor-Lock In").

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4. Wo soll Ihr DMS gehostet werden?


Nachdem wir nun wissen, was unser DMS können soll, geht es nun darum, wo das Ganze beheimatet sein wird (die Profis sagen "Hosting"; bedeutet aber das Gleiche).
Bei den meisten DMS-Lösungen können Sie wählen, ob Sie einen Betrieb "On Premise" (= "in Ihren Räumen") oder in der Cloud wünschen.
Welche der beiden Varianten für Sie attraktiver ist, hängt davon ab, ob Ihr Unternehmen eine IT-Abteilung mit entsprechender Infrastruktur hat.
"On Premise" empfiehlt sich häufig dann, wenn Ihr Unternehmen bereits eigene Infrastruktur betreibt oder sehr komplexe Schnittstellen geplant sind.
Hier sind die initialen Kosten oft etwas höher und die wiederkehrenden Kosten geringer als bei der Cloud-Variante.

TIPP: Bitten Sie Ihre Anbieter, alle Kosten nach "initial" und "wiederkehrend" aufzuteilen. Erstellen Sie nun eine kleine Rechnung: Wie hoch sind die Kosten der beiden Varianten nach 1 Jahr? Nach 3 Jahren?
Ein guter Anbieter wird hier nicht nur transparent mit Ihnen kommunizieren, sondern Sie auch beraten und unterstützen.

5. Wie viel Platz brauchen Ihre Dokumente?


Es mag Sie vielleicht überraschen, dass wir erst so spät auf die Anzahl der Dokumente zu sprechen kommen. Das muss doch eigentlich DAS Kriterium für den Preis eines DMS sein?
Tatsächlich machen die Kosten hierfür den kleinsten Teil der Gesamtkosten aus, was u.a. am Preisverfall für Speicherplatz in den letzten Jahren liegt.
Die meisten Anbieter stellen bei Cloud-Lösungen z. B. 10 GB pro User zur Verfügung; bei "On Premise"-Varianten entscheiden Sie selbst über den verfügbaren Speicherplatz.
Wem "10 GB" nicht viel sagen … 1 Gigabyte entspricht etwa 65.000 Seiten von Word-Dokumenten.
Sollten Sie trotzdem an Grenzen stoßen: bei den meisten Anbietern kann man flexibel weiteren Speicherplatz hinzubuchen, zu überschaubaren Kosten.
Gehen wir daher gleich weiter (denn hier gibt es nichts zu sehen):

6. Wen kann ich fragen, wenn ich Unterstützung brauche?


In diesem Punkt möchte ich auf den Kundendienst und Support eingehen.
Ähnlich wie beim Hosting fallen auch im Support wiederkehrende Kosten an; häufig unterteilt nach "monatlich fix" und "nach Aufwand".
In die monatlich fixen Wartungsgebühren fällt z.B. Ihr Recht, regelmäßige Produkterweiterungen (Updates) zu beziehen.
Nach Aufwand werden oft solche Fragen oder Anpassungen berechnet, die keine Störung beheben.
An dieser Stelle noch ein Wort zu Open Source Lösungen. Diese scheinen auf den ersten Blick kostenlos zu sein - immerhin kann man diese oft gratis aus dem Internet herunterladen.
Meistens kommen solche "Community Editions" aber ohne technischen Support bei Störungen daher; es gibt auch keine Unterstützung bei der Konfiguration oder Produktschulungen.
Sobald Sie nämlich technischen Support wünschen, benötigen Sie häufig eine kommerzielle Lizenz - und ab da gelten dann alle Punkte, die wir hier beleuchtet haben.

Wenn Sie bis hierher durchgehalten haben:
Danke für Ihre Zeit!
Jetzt wissen Sie, durch welche Faktoren sich die Preise für DMS zusammensetzen.
Gehen Sie diesen Guide gerne noch einmal in Ruhe durch und machen Sie sich Notizen zu den Punkten.
Dann haben Sie alle notwendigen Informationen, um schnell eine präzise Auskunft der Anbieter in Ihrer engeren Auswahl zu bekommen und rasch die passende Lösung für Ihr Unternehmen zu finden.

ZUSAMMENFASSUNG

Sie können selbst entscheiden, wie hoch Ihre Investition sein wird.Überlegen Sie sich, wer, wann, was mit dem DMS erreichen soll.Denken Sie aber in jedem Fall daran, dass neben den Lizenzkosten und Dienstleistungsaufwänden auch Ihre Zeit investiert werden muss.

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